Sammlungen dokumentieren und qualifizieren
Die Objektdokumentation ist eine Kernaufgabe von Museen, sie trägt das gesamte vorhandene Wissen zu einem Sammlungsobjekt zusammen. Erst eine konsequente und auf
Vollständigkeit abzielende Dokumentation qualifiziert eine Sammlung: Sie ist Grundlage der Forschungsarbeit im Museum, liefert Anhaltspunkte für Entscheidungen über die Objektbewahrung und ist Bedingung für eine fachlich fundierte Ausstellungs- und Vermittlungsarbeit. Mit einer sachgerechten Dokumentation ist der Erwerb eines Objekts auch nach langer Zeit noch nachvollziehbar. Sie gibt Auskunft darüber, aus welchem Grund, auf welche Weise und von wem das Objekt erworben wurde. Essenziell für den Objektzugang und ‑erhalt ist insbesondere der stets aktuelle Standortnachweis. Die Dokumentation bedarf ständiger Pflege und Aktualisierung. Sämtliche etwa im Zuge des Konservierens, Forschens oder Vermittelns gewonnenen Erkenntnisse zum Objekt werden ereignisbezogen erfasst und aktuell gehalten. Das setzt qualifiziertes Personal, Teamarbeit und ein ausreichendes Zeitbudget voraus.
Die Museumsdokumentation als mehrstufiges Verfahren
Die Museumsdokumentation besteht aus eigens angefertigten Texten und Abbildungen des Objekts sowie ggf. aus von auf das Objekt bezogenen Dokumenten, die von Dritten angefertigt wurden.
- Eintragen aller Sammlungsobjekte, die in das Eigentum des Museums übergegangen sind, in das Inventarverzeichnis.
- Anlegen einer Sekundärdokumentation; diese enthält alle Dokumente, die zu einem Sammlungsstück bereits vorliegen (z. B. Wertgutachten und Kaufbelege) oder die aus der laufenden Museumsarbeit entstehen (z. B. Restaurierungsdokumentationen und Katalogtexte).
- Im Rahmen der Inventarisierung werden die Daten aus dem Inventarverzeichnis überprüft und das verwendete Vokabular wird vereinheitlicht. Bei Bedarf werden Hinweise zur Klassifikation und zum Standort eingefügt. Bestandteile der Inventarisierung sind die Benennung zweifelsfrei erkennbarer Merkmale und ableitbarer Informationen (Maße, Material) sowie die Anfertigung von Abbildungen (dokumentarische Fotos, unter Umständen auch Scans oder Filmaufnahmen). Die Bilddokumentation enthält wenigstens eine charakteristische Gesamtansicht sowie Aufnahmen spezifischer Details, die der Wiedererkennung dienen.
- Im Zuge der Katalogisierung werden Informationen erfasst, die über die Inventarisierung hinausgehen, wie etwa detaillierte Beschreibungen, Vergleichsobjekte, Kontexte oder Literatur.
Dokumentation und Digitalisierung
Dokumentation und wissenschaftliche Erforschung der Sammlung werden durch Digitalisierung erleichtert. Dazu ist die Entwicklung einer langfristig angelegten, in die Museumskonzeption eingebetteten Digitalisierungsstrategie der Sammlung nötig. Prinzipiell zu empfehlen ist die Beteiligung an überfachlichen, überregionalen Portalen oder Verbundvorhaben. Die Aufgabenteilung mit Kooperationspartnern, etwa auf technischem sowie museumsfachlichem Gebiet, entlastet das einzelne Haus. Erforderlich hierfür sind die Einhaltung von Regelungen zum Normdatenaustausch und die Verwendung von kontrolliertem Vokabular.
Die Erschließung der Sammlung wird stets mit einer Digitalisierung der Museumsobjekte und deren Dokumentationen zusammen gedacht. Dabei sind etablierte Erschließungs- bzw. Digitalisierungsstandards anzuwenden. Zudem ist die Langzeitsicherung und verfügbarkeit der digitalen Daten zu gewährleisten. Die dazu erforderliche technische Arbeitsplatzausstattung wird bereitgestellt.
Digitalisierung ermöglicht Vernetzung und Teilhabe
Die Digitalisierung der Sammlung erlaubt einen öffentlichen Zugang zu den Objektinformationen sowie eine Nutzung der Daten außerhalb des Museums. Dabei können Informationen und Sammlungsteile aus unterschiedlichen Bereichen oder Museen virtuell zusammengeführt werden – etwa für Internetpräsentationen oder nationale wie internationale Verbundportale. Die virtuelle Vernetzung bietet Fachpublikum und interessierten Nutzer*innen einen barrierearmen Zugang, um mit zusammengehörigen Objekten aus unterschiedlichen Institutionen zu arbeiten oder um sich über Provenienzen auszutauschen.
Neben der wissenschaftlichen Forschungstätigkeit bietet die virtuelle Vernetzung auch neue Möglichkeiten für die Ausstellungs- und Vermittlungsarbeit. Darüber hinaus unterstützt virtuelle Vernetzung Museen beim Wissensaustausch mit Bürger*innen und ermöglicht eine breitere Teilhabe. Die digitale Dokumentation erleichtert zudem die Datenübertragung zur Polizei im Falle eines Diebstahls nach dem Datenstandard Object ID.
Im Interesse guter Kooperation und eines uneingeschränkten öffentlichen Zugangs zu den musealen Sammlungsgütern werden digitale Objektdaten von den Museen frei zugänglich zur Verfügung gestellt (Open Access) und, soweit rechtlich möglich, zur Nachnutzung freigegeben. Richtlinien für die nachhaltige Nutzung von Forschungsdaten (z. B. FAIR-Prinzipien: Findable, Accessible, Interoperable, Re-usable; CARE-Prinzipien: Collective Benefit, Authority to Control, Responsibility, Ethics) bieten hierbei eine gute Orientierung und sollten beachtet werden. Wachsende Bedeutung genießen die weiter ausgreifenden Musterlizenzen von Creative Commons.