Institutionelle Voraussetzungen
Im Laufe der letzten Jahrzehnte sind zahlreiche Informationen und Konzepte zur digitalen Sammlungsdokumentation erschienen. Während bei der weniger komplexen Grunderfassung noch häufig Optimierungsbedarf besteht, werden auch im erweiterten Bereich der wissenschaftlichen Dokumentation die vorhandenen Lösungen nicht immer adäquat berücksichtigt. Ein wesentliches Problem ist der zeitliche und fachliche Aufwand, der unabhängig von der Größe der Institution oftmals nicht zur Verfügung steht. Dabei ist die Anpassung des Vorgehens bei der Grunderfassung hinsichtlich der institutionellen Leistungsfähigkeit in personeller, technischer und finanzieller Hinsicht dringend geboten.
Empfehlungen zur digitalen Informationsaufbereitung
Im Zentrum der vorliegenden Handreichung steht nicht das „Was“, sondern das „Wie“. Nicht die Frage nach der Auswahl der Metadaten ist das Thema, sondern die Art und Weise, wie Informationen in digitalen Systemen optimal zu erfassen sind. Unter Berücksichtigung der vorliegenden Empfehlungen können die Aussagen präzise formuliert und nachhaltig erfasst werden. Sie sind damit für aktuelle und zukünftige Anwendungsszenarien vorbereitet.
Kontrollierte Vokabulare
Die menschliche Sprache ist ein komplexes System der Kommunikation. Aus diesem Grund ist Sorgfältigkeit bei der Wortwahl notwendig. Fachsprachliche, terminologische Absprachen in Form kontrollierter Vokabulare sind als Konsens der Kommunikation daher schon lange als Mittel der präzisen, unmissverständlichen Wortwahl üblich. Über das Internet verfügbare kontrollierte Vokabulare ermöglichen eine Vernetzung von Informationen, die nicht nur Begriffe mit mehrsprachigen Bezeichnungen bereitstellen, sondern auch die semantische Aufbereitung von Informationen ermöglichen.
Automatisierte Datenanreicherung und Weiterverarbeitung
Die wesentlichen Vorteile digitaler Informationsbereitstellung bestehen in der Automatisierung der Anreicherung der Objektinformationen aus externen Quellen und der Nutzung der erfassten Daten in anderen Anwendungen. Bei entsprechender Aufbereitung der Informationen im Rahmen der Grunderfassung sind vielfältige Nutzungsszenarien möglich.
Digitale Medienobjekte
„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“. Diese Aussage stimmt nicht immer. Optimal ist die Nutzung von Wort und Objektvisualisierung. Aus diesem Grund ist es gängige Praxis, den Metadaten eines Sammlungsobjektes auch ein oder mehrere Bilder, Videos oder Tondokumente zuzuordnen. Darüber hinaus finden im digitalen Zeitalter zunehmend Born Digitals Eingang in die Sammlungen. Ob nun originäre oder im Rahmen der Erfassung erzeugte Medienobjekte, für die Nutzung im Rahmen der Grunderfassung müssen zwingend auch technische und rechtliche Aspekte berücksichtigt werden.
Mehrsprachigkeit
Die Nutzung digitaler Erfassungssysteme eröffnet neue Möglichkeiten im Bereich der Mehrsprachigkeit. Die Bereitstellung von Informationen im World Wide Web, beispielsweise über eine Online-Sammlungsdatenbank, bedeutet, dass man sich einem vielsprachigen Publikum öffnet. Die Vorteile einer mehrsprachigen Bereitstellung der Informationen liegen auf der Hand. Unter Berücksichtigung bestimmter Voraussetzungen, beispielweise dem Einsatz von kontrolliertem, mehrsprachigem Vokabular, kann digitale Technologie diese Aufgabe entscheidend unterstützen.
Datenexport und Schnittstellen
Ein wesentlicher Vorteil digitaler Informationen besteht in der Möglichkeit ihrer Weitergabe und Weiterverarbeitung. Der Export von Informationen kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Welche technische Lösung im Einzelfall die geeignetste ist, hängt von verschiedenen Voraussetzungen ab. Dieses zeigt gängige Verfahren und beschreibt die jeweiligen Anforderungen.
Provenienz
Die Sensibilität für die Art und die Umstände, unter denen Objekte in die musealen Sammlungen Eingang fanden, ist in den letzte Jahren stark gewachsen. Die Provenienz von Objekten ist deshalb ein wichtiges Thema, dessen Erforschung und Dokumentation die Museen im Rahmen der Erfassung verpflichtet sind. Auch in diesem Kontext sollten bereits existierende Standards der digitalen Informationsaufbereitung beachtet werden.
Rechtsfragen
Mit der Nutzung digitaler Medien gewinnen Rechtsfragen, insbesondere solche des Urheber- und Nutzungsrechts, aber auch des Persönlichkeitsrechts und des Datenschutzes, zunehmend an Bedeutung. Dies betrifft die Inventarisierung und Dokumentation, zumeist aber die Präsentation von Beständen – vor allem, wenn sie über den traditionellen Ausstellungsbetrieb hinaus über digitale Medien und insbesondere das Internet erfolgt.
Digitale Nachhaltigkeit
Der Aufwand für die digitale Grunderfassung ist hinsichtlich personeller, organisatorischer und fachlicher Ressourcen als eine zentrale Aufgabe der Museumsarbeit nicht zu unterschätzen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Ergebnisse der Grunderfassung so zu gestalten, dass diese möglichst langfristig nutzbar sind. Dabei ist die Langzeitarchivierung allerdings nur ein Element im Anforderungskatalog der digitalen Nachhaltigkeit.