Zettelkästen sind passé, Eingangsbücher unübersichtlich, Informationen sind dort schwer zu finden und die Recherchen sind langwierig. Die Lösung des Problems ist eine Datenbank, die einem sowohl die tägliche Sammlungsarbeit erleichtert als auch ein unentbehrliches Werkzeug für die wissenschaftliche Erschließung der Sammlung darstellt.
Die Frage ist nur, welche Datenbank soll man nehmen? Oder sollte man eine eigene Datenbank entwickeln?
Die meisten Sammlungsbetreuer werden vielleicht eine lokale Lösung für ihr Museum bevorzugen. Die haben aber viele Nachteile, und ich möchte eine Lanze für moderne Client-Server-Datenbanken brechen. Die folgenden Informationen sollen dem Sammlungsbetreuer eine Orientierung bei der Auswahl einer Datenbank geben.
„Selbstgestrickte“ lokale Datenbanklösungen
Die einfachsten Datenbankprogramme funktionieren etwa wie elektronische Karteikästen mit Karteikarten. Diese Datenbanken kann man mit käuflich erhältlichen Softwarepaketen leicht schnell selbst erstellen, wenn man die benötigten Daten-Felder parat hat. Diese Datenbanken sind einfach und übersichtlich, haben aber oftmals einige gravierende Nachteile, so dass man sie nur bedingt empfehlen kann:
- Fehlen von Auswahllisten (Thesauri) und damit durch fehlendes “kontrolliertes Vokabular” möglicherweise nicht standardisierte Eingaben, z.B. unterschiedliche Schreibweisen
- bei sich wiederholenden Daten müssen die Daten immer wieder neu eingeben werden (fehlende Kopierfunktion)
- manchmal schlechte Portierungsmöglichkeiten in andere Datenbanken oder Probleme beim Betriebssystemwechsel
- professionelle Backups werden oft vergessen, die Datenbank geht beim nächsten Systemcrash verloren
- oft keine Rechtevergabe, d.h. jeder Nutzer kann die Datenbank verändern, z.B. Löschungen vornehmen, auch wenn das gar nicht erwünscht war
Client-Server-Datenbanken
Bei diesen Datenbanken sind die Eingabecomputer (Clients) vom Ort der Speicherung (Server) getrennt und über ein Netzwerk verbunden. Clients und Server können auch über große Entfernungen (z.B. über das Internet) kommunizieren. Mehrere Clients können eine Datenbank nutzen, d.h. mehrere Nutzer können in der gleichen Datenbank Eingaben oder Abfragen durchführen. Die Server werden in der Regel von professionellen System-Managern gewartet, die z.B. regelmäßig Backups durchführen und für die Sicherheit der Datenbank sorgen. Die Datenbanken sind meist mit einer differentierten Nutzerrechtevergabe gesichert und oft es es möglich, Gästen mit Lese-Rechten Recherchemöglichkeit in der Datenbank über das Internet zu gewähren.
Diese modernen Datenbanken sind in Tabellenform strukturiert, die einzelnen Tabellen sind z.T. vernetzt. Die Suche läuft oft über eine standardisierte Abfragesprache (SQL) ab. Vorteil dieser SQL-Datenbanken ist die Zukunftssicherheit, und Portierungen der Datenbanken sollen relativ einfach sein.
Die Eingabe ist oft durch Thesauri unterstützt, der Nutzer kann vorher eingegebene Daten wiederverwenden, ganz einfach aus einer Liste auswählen. Die Daten werden dann in die Felder kopiert. Vorteil dieses Verfahrens ist das gesteigerte Eingabetempo und es werden immer die gleichen Schreibweisen genutzt, Schreibfehler können sich so nicht einschleichen. So lassen sich zum Beispiel die Stationsdaten von Expeditionen in einer Tabelle ablegen und bei Eingabe der Stationsnummer bei der Datenerfassung eines Sammlungsobjektes werden alle Daten, Koordinaten, Biotopdaten, Fanggerät usw. automatisch in die dafür vorgesehen Felder transferiert. Dieses Datenbankkonzept hat natürlich auch Nachteile: wird über das Internet eingegeben, fallen unter Umständen hohe Online-Kosten an, wenn keine Flatrate vorhanden ist und wenn der Server Störungen hat, wird die Arbeit von vielen Nutzern beeinträchtigt.
Empfehlungen?
Es ist ganz schwer zu sagen, welche Datenbanken für die eigene Sammlung am geeignetsten ist und es ist ratsam, einige Datenbanken kurz auszuprobieren, bevor man eine Entscheidung trifft.
Welche Datenbanken gibt es und wo finde ich Informationen?
Eine gute Übersicht über eine ganze Reihe von verfügbaren Datenbanken, die in Museen weltweit eingesetzt werden, hat Walter Berendsohn (Berlin) hier zusammengestellt: http://www.bgbm.org/TDWG/acc/Software.htm
Zwei gute Übersichten über verfügbare Sammlungsdatenbanken (kostenlose und kommerzielle) finden Sie hier: http://circa.gbif.net/Public/irc/gbif/digit/library?l=/digitization_collections/
Diese Datenbanken werden in Deutschland in einigen großen Sammlungen eingesetzt:
- Biodat: http://www.biodat.de
- IMDAS Pro: http://www.imdas.at/default.shtml
- Sesam: http://www.senckenberg.de/root/index.php?page_id=509
- Specify: http://www.gbif.de/weitere_projekte/specify/index_html
- Systax: http://www.biologie.uni-ulm.de/systax/
Während einer Tagung über Sammlungsdatenbanken am 5.-6. September 2002 in Frankfurt wurden folgende Dokumente verfaßt:
- Dietrich von Knorre: 15-jährige Erfahrung bei der Erfassung zoologischer und paläontologischer Sammlungsobjekte mit PC Unterstützung
- Andreas Allspach: Sammlungsmanagementsystem SeSam
C. Oliver Coleman, Kurator der Crustaceen-Sammlung
Museum für Naturkunde
Invalidenstraße 43
10115 Berlin
Tel.: 030/2093-8608
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