Museumsleitbild und Sammlungsrichtlinie
Um qualitätvolle und dem Zweck angemessene digitale Grunderfassung musealer Objekte zu erreichen, sind bestimmte institutionelle Voraussetzungen sinnvoll. So ist es hilfreich, für die Arbeit mit der Sammlung eine Sammlungsrichtlinie zu entwickeln. Diese Richtlinie sollte sich an dem Museumsleitbild orientieren, das die übergeordneten Ziele der Institution festlegt. Dazu gehören das Selbstverständnis des Museums, seine Standortbestimmung im regionalen Umfeld sowie die Ansprüche an die eigene Arbeit.
Die Festlegung der Sammlungsschwerpunkte, zukünftiger Erwerbungsstrategien, geplanter Sammlungserweiterungen, Deakzessionsstrategie, Ressourcenplanung, aber auch Konzepte zur Sammlungsnutzung, sind idealerweise Teil dieses Konzeptes. Bei der Erstellung einer solchen Sammlungsrichtlinie sind die personellen, technischen, rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen des Museums zu berücksichtigen. Entscheidend ist die Fokussierung auf die Aspekte, die entsprechend den Rahmenbedingungen umsetzbar sind. Unrealistische Ziele sind nicht hilfreich, sondern behindern die erfolgreiche Realisierung der gesetzten Ziele. Fragen wie die Bereitstellung von Objektinformationen auf der eigenen Website, der Weitergabe von Daten an Portale oder über eine Schnittstelle an Dritte sollten hier geklärt werden.
Neben dem Museumsleitbild und der Sammlungsstrategie sollten die Museen idealerweise über eine schriftlich vorliegende und kommunizierte digitale Strategie verfügen. In einer digitalen Strategie wird die Umsetzung der Ziele des Museumleitbildes und der Sammlungsstrategie im digitalen Raum beschrieben. Es werden sowohl die digitale Informationsaufbereitung wie auch die digitalen Nutzungsszenarien festgelegt. Hierzu soll diese Handreichung hilfreiche Anregungen geben.
