Zentrumsassistenz (w/m/d)

Das Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels (LIB) zählt zu den großen, global vernetzten Forschungsmuseen der Leibniz-Gemeinschaft. Neben exzellenter Forschung rund um die biologische Vielfalt und deren Veränderung treiben wir mit einem internationalen Team und modernster Technik die Weiterentwicklung unserer umfangreichen wissenschaftlichen Sammlungen voran. Mit unserer Ausstellungs-, Vermittlungs- und Kommunikationsarbeit an unseren Ausstellungsorten Museum Koenig Bonn und Museum der Natur Hamburg möchten wir für Natur begeistern und bringen uns mit unseren Forschungsthemen in aktuelle gesellschaftspolitische Diskussionen zu Artenschwund, Klimawandel und dem Schutz von Ökosystemen ein. Für den Standort Hamburg ist der Bau eines integrierten Naturkundemuseums in Planung; am Standort Bonn wird derzeit die Forschungsinfrastruktur erheblich ausgebaut.

Werden Sie Teil unseres Instituts am Standort Bonn-Poppelsdorf. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz für die Dauer von 2 Jahren eine

Zentrumsassistenz (w/m/d)

mit 29 Stunden/Woche.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Eigenverantwortliche und selbständige Organisation eines Sekretariats
• Planung, Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Sitzungen
• Veranstaltungsplanung und Durchführung von z.B. Raumbuchungen, Auftragsvergabe an Dienstleister und Kostenrechnungen
• Unterstützung der Zentrumsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, sowohl für interne als auch für externe Anfragen
• Hintergrundrecherche
• Koordination der Arbeitsplatzverteilung und Arbeitsplatzausstattung
• Organisatorische Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter und bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen
• Inhaltliche Pflege der Website
• Datenmanagement, Dokumentation und Archivierung
• Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Mittelverwaltung
• Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten, Post- und Telefondienst, Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
• Im Bedarfsfalle Abwesenheitsvertretung anderer Sekretariate für die Standorte Bonn und Hamburg

Das sind unsere Anforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder gleichwertige nachgewiesene fachliche Kenntnisse und berufliche Erfahrungen
• Nachgewiesene sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sichere Kenntnisse in den MS Office-Programmen und sicherer Umgang mit elektronischen Medien allgemein (u.a. Videokonferenzen)
• Kommunikative und organisatorische Stärke, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Hervorragende Team-Fähigkeit und ein professionelles Auftreten
• Schnelle Informationsauffassungsgabe
• Verantwortungsbewusste, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Das sind unsere Leistungen:

• eine attraktive Tätigkeit in einer exzellenten Forschungseinrichtung mit einem hohen Maß an Gestaltungspotential in einem dynamischen wissenschaftlichen und gesellschaftlichen Umfeld
• Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder (EG 8 TV-L) mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, tariflich geregelter Urlaubsanspruch)
• Familienfreundlichkeit zertifiziert durch das „Audit Beruf und Familie“, Angebot von Lebenslagencoaching durch professionellen Familienservice
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit teilweise von zu Hause zu arbeiten
• die Möglichkeit des Bezugs eines Jobtickets (Deutschlandticket)
• einen zentral gelegenen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von Zeugnissen, max. 10MB pro Datei) bis zum 24.04.2025 ausschließlich digital über unser Karriereportal an Frau Winkels. Aus organisatorischen Gründen werden nur Onlinebewerbungen akzeptiert. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Mehr Informationen über unsere Einrichtung erhalten Sie im Internet unter: https://leibniz-lib.de/.